Jednou k večeru jsem seděl na svým Inboxem a zíral na hromadu asi 500 mailů, které mi ležely bez ladu a skladu a zároveň jsem s obavami sledoval pokus o chabou stromovou strukturu poštovních složek v levém sloupci. Nic moc. Tam všude čekaly úkoly, termíny, zprávy, rešerše, informace, spamy, zbytečné kraviny a speciální příkazy od šéfa. Změť nad změť a co s tím?

V těchto případech si dávám trochu času pro zkoumání šmejdím po Internetu se zásadní životní poučkou "neexistuje běžná věc, kterou už nikdo neřešil" a hledal možné řešení. Mezitím jsem vysledoval, že hroucení z laviny mailů postihuje kdekoho a nikdo to vlastně neřeší nebo řešit neumí. Postupně jsem se propátral k Allenově geniální metodě Getting Things Done a hlavně pro začátek skvěle použitelné metodě Inbox Zero, která řeší práci s maily.

Princip jsem si několikrát nakreslil, přemýšlel jsem o tom a upřímně řečeno i jsem se ho bál zkusit. Přece jenom, mailů byla hromada a zorganizovat všechno mi zabralo dost času. Systém jako takový jsem nasadil jednoho pošmourného večera v březnu a od té doby...mám docela klid :)

O co tedy vlastně jde? Na začátku stojí jedno úskalí, které je potřeba mentálně překonat a to zní: "Mazat! Vše, co nesouvisí s prací a je nepoužitelné, ihned smažte!!". V mailboxu to nemá co dělat. Druhá poučka, kterou jsem zavedl je tzv. Pravidlo 2 minut, což je opět jednoduchá věc: Pokud se vrhnete do mailboxu na nové maily, vše co se dá vyřídit v mailu do 2 minut vašeho času, ihned udělejte. Šetří to totiž hodně času, protože na mail a na (i krátkou odpověď) pak nemusíte myslet celé odpoledne. Sem patří především jednoduché odpovědi typu "Ne, nikdy!" nebo "Ano, rád!", případně krátké věty, potvrzení již dohodnutého a podobně. Do 2 minut se s každým mailem dá stihnout mraky věcí, věřte mi.

Další věcí, která je potřeba udělat je prioritizace. Ošklivé slovo co? Ale! Systém je velmi jednoduchý a vychází z toho, že

a) Mail je potřeba vyřídit co nejdříve - proto přemístíme do vytvořené podsložky Action
b) Na mail zareagujete a očekáváte odpověd - šup s ním do podsložky Waiting
c) Mail, který přišel chcete vyřídit "až někdy" - proto ho přesuneme do podsložky Someday
d) Z jakéhokoliv důvodu nechceme příchozí mail smazat, ale nyní na něj nemusím reagovat, třeba pouze informuje a přitom ho nechceme založit - k tomu slouží složka Hold
e) jako poslední složku jsem pokusně zřídil Reminder, kam si dávám věci, na které nechci zapomenout nebo věci, které si posléze zařadím do svého úkolovníku.

A to je celý zázrak! Celý stromek vypadá pak třeba takto:

Abych se vůbec mohl dostat z počátečního stavu, poradil mi systém Inbox Zero jednu vychytávku: Všechny stávající maily přesuňte do podsložky Temporary a třiďte je ve chvílích volna! Rázem se dostanete k volnému Inboxu a můžete začít zkusit pracovat s novým systémem. Když je volno, postupně promazávejte a třiďte staré maily. Možná budete překvapeni, kolik nepotřebných informací se na vás valilo a které uchováváte zbytečně.

Abych si dodělal přehled vyřízených věcí, používám archív na svém lokále, který je organizován do normálních složek a podsložek. K tomu pro rychlé hledání používám Google Desktop, který mi docela pomáhá. Někdo po vyřízení mailů vše cpe pouze do jedné složky Archiv, ale to už je za hranicí chaosu, který bych zvládl.

A co je hlavní věc? Mažu! Nekompromisně mažu. Cokoliv jde mimo mě, jakékoliv informace, které nejsou použitelné pro práci, ihned mažu. Stejně jako většinu CC mailů, nejsou určeny ve valné míře pro mě a tudíž je nepotřebuji. Pokud je něco důležitého, kolegové se obrací přímo nebo mail přeposílají s komentáři.

Jak tedy vypadá běžné ráno u notebooku s ještě teplou kávou? Přes noc se do Inboxu nahrne zhruba 15-20 mailů někdy méně, někdy více. První věc, kterou udělám je promazání nepotřebných věcí a kancelářského spamu. Z mailů je najednou polovina. První věci vyřizuji dvouminutovky a posléze je házím do složky Waiting, kde čekají na svůj osud, pak procházím mailbox a rovnou strkám do podsložek maily podle klíče, který jsem uvedl výše. Za pár minut mám hotovo, Inbox prázdný a jako první se dívám do svého úkolovníku, posléze do podsložky Action a začnu vyřizovat tuto část pošty. Na cokoliv odpovím nebo zareaguji z podsložky Action, hned přesouvám do podsložky Waiting - mail totiž čeká na odpověď, nějakou reakci a proto už se jím nemusím zabývat. Mezitím začíná běžná agenda, ale k mailům si sedám tak jednou za hodinu a jinak se jimi nenechávám rušit a pracuji, schůzuji a pod.

Systém je hodně efektivní, samozřejmě chce trochu času na zažití. Chce také trochu času na vyřízení Temporary podsložky, ale mě to trvalo zhruba týden po volných chvilkách. Výsledkem je nejen mnohem lepší přehled v mailech, ale ve výsledku značnou úsporu času a praci s úkoly, ale o tom až zase příště.

(pokud jsem něco napsal nesrozumitelně, klidně se ozvěte)

Ale! Vytvořila se také nemalá skupina dilematistů, kteří se neumějí rozhodnout, zda v rámci nové dodávky přejít ke šňůrkařům nebo zůstat u svých osvědčených navijáčků na opasky. Diskutují po chodbách a  hned po zkaženém jídle od Inda z minulého týdne, je to pro tento týden jednoznačně téma číslo jedna. Takový lehký blázinec, kdy vidíte jinak velmi seriózního kolegu analytika, kterak zkouší u jedné čtečky čipů, zda si dokáže otevřit kartičkou zavěšenou na krku. Šňurka je samozřejmě kratší a čtečku někdo nepochopitelně zabudoval zhruba do výšky kolen. Vidět takový předklon je zážitek jak z levného pornofilmu.

A já? Do dneška jsem byl navijáčkář a dnes jsem se rozhodl rapidně změnit svůj pracovní život! Dosluhující navijáček skončil v koši a kartičku jsem napojil na šňůrku. Ovšem na krk si jí nepověsím ani omylem, objevil jsem totiž, že správně zmuchlaná šňůrka vyplní v kapse oblekových kalhot tak akorát  prostor. Člověku se pak kartička zbytečně neplácá v kapse a neojíždí z boku přirození. Zjištění, které prozářilo moji manažerskou práci při dnešku a posunulo mě určitě notný kus ve vývoji dopředu.

All-In-One Gestures - doplněk, bez kterého se dnes už neobejdu. Genialita spočívá v jednoduchých pohybech myši s přidržením pravého tlačítka, na základě čehož lze otevřít/zavřít okno nebo záložku, skočit na odkaz a hromada dalších věcí. Plně přizpůsobitelné i pro levého leváka s držím myši v pravé ruce.

Del.icio.us bookmarks - podlehl jsem sociálnímu bookmarkingu (ať žije čeština!) a sdílím zajímavé odkazy s dalšími lidmi. Tato utilitka nainstaluje ovládací prvky na přidávání/hledání/prohlížení sdílených odkazů přímo do FF. Velmi komfortní.

Foxmarks - asi naprostá nezbytnost při práci s FF z více počítačů. Automaticky synchronizuje bookmarky. Pozor ovšem při přidávání dalších FF se záložkami do systému, abyste si nepřemazali pracně opečovávané společné zdroje :)

České slovníky pro kontrolu pravopisu - báječná věc pro kluky s rychlými prsty, kteří rychleji myslí, než umí psát na klávesnici. V jakémkoliv textu označují překlepy a pracují s českým slovníkem.

GUtil! - rozšiřuje hlavní lištu o další tlačítko se všemy aplikacemi od Google. Zrychluje navigaci. Občas.

All-In-One Sidebar - užitečná utilita která především pro nás širokoúhlé maniaky přidává jeden pruh do prohlížeče a soustředí tam některé akce typu Výpis odkazů, Stahování, čtečku RSS apod.

GreasyMonkey - skriptové rozšíření (IT ať mě nebijí, pokud to vysvětluji špatně), které umí přidat funkčnost Gmailu. Šikovné!

Better Gmail 2 - opět sada rozšíření pro Gmail, v současné době občas zkoumám a pozoruji, co všechno obsahuje. Pokusná věc.

Google Notebook - občas si potřebuji uložit vybrané texty na nějaké místo, abych se k nim později vrátil. Proto kdesi v hlubinách netu čekají třeba na svoji příležitost Sebrané spisy o RC ponorkách a další texty. GNotebooku jsem docela přišel na chuť. Občas používám.

A na závěr jen krátký přehled doplňků, které už skoro nepoužívám:

videoDownloader - mi občas sloužil jako nástroj pro stahování videa z Youtube, ale již jsem ho dlouho nepoužil a asi odinstaluji.

Gmail Notifier - dost jsem ho používal, ale s novým pohledem a práci s poštou (podle hesla, nemusím STÁLE stahovat a sledovat poštu, viz další článečky o GTD) jsem ho úplně vypnul a ... také se nic neděje.

PrintPreview - utilitka pro zlepšení tisku z webu, nijak zvlášť se neosvědčila a když se nad tím tak zamyslím, stejně extra netisknu..

A to je vše. Rozšíření nepoužívám nijak mnoho, ale za každé bych mohl vložit myš do ohně, protože mi opravdu pomáhají při každodenní práci.

Hned po inauguraci jsem byl sice naprosto konsternován z toho, jak jsou všichni zrelaxovaní a v pohodičce, ale naštěstí jsem neměl tolik času, abych se tím zabýval. Rozhýbat mužstvo mi trvalo asi týden. Zbytek měsíce pak byli konsternováni oni, než jim došlo, že po nich chci nejen práci,ale trochu té osobní angažovanosti. Takový nápad! Další měsíc se smiřovali s faktem, že jich podstatně ubylo a až do vánoc se sžívali se svými novými rolemi, svojí odpovědností a novými kolegyněmi. Jsem totiž pro rovnoprávnost a ke všemu zastávám názor, že žena je v administrativě hotový poklad, vzor pečlivosti a její sklony až skoro k puritánskému pořádku je třeba využít. Takže nyní máme zcela vyrovnaný kolektiv 2+2, který se snažím nějakým způsobem vést dál.

Toliko lehký úvod do prostředí. Sami vidíte, že po počátečním šoku, nastalo období změn a následovala stabilizace. Klasika. Nepoužil jsem (a nepoužiju!) žádné manažerské příručky, nechal jsem to na instinktu a intuici a povedlo se. Postupem času jsem si ovšem uvědomil, že se na mě valí nějak moc úkolů a začal jsem o to pečlivěji organizovat a delegovat. A opět se vyplatilo. Zvlášť poté, co jsem svojí organizací a ěkolika jednoduchými zásadami dohnal k šílenství mojí kolegyni ředitelku, která žila do té doby v přesvědčení, že když odjíždí zpráce před osmou večer, je úchylná a nedělá práci dobře.
V tomto seriálku (honosně tomu budu soukromě říkat Rukověť začínajícího manažírka) vám sám na sobě předvedu jak si co zorganizovat tak, aby den neměl 27 hodin, které člověk musí vyplnit prací a kterak si řídit i osobní volno. To vše v přímém přenosu, přímo zde na blogu. Pokud máte svoje nápady, svoje postupy a svoje fígle, tak sem s nimi.